¿Cuántas reuniones tenéis al día? ¿y a la semana? ¿Cuánto tiempo os lleva cada una de ellas? Y lo más importante, y que me preocupa especialmente, ¿son reuniones efectivas?
Son muchas las preguntas que os he hecho en un momento, espero que os hayáis parado a pensar la respuesta, porque esto es lo que yo quería. A veces, vamos tan rápido que hay ciertas cosas a las que no le damos importancia cuando sí la tienen.
Y el número de reuniones a las que asistimos puede que sea una de ellas, y no siempre podemos decir que son reuniones efectivas. Por ello, es importante saber a cuáles asistimos, y debemos organizarnos y organizarlas.
Cómo realizar reuniones efectivas
Para realizar reuniones efectivas debemos tener claros los puntos que queremos tratar, organizarlos para así no perder el tiempo. Tres puntos muy claros que nos ayudaran a ser efectivos:
- Tener claros los motivos de la reunión: ¿por qué nos reunimos? ¿para qué?
- Objetivos que pretendemos alcanzar con dicha reunión: ¿qué queremos conseguir?
- El coste de la reunión. Éste podemos calcularlo sumando el coste de una hora de trabajo por empleado y el coste de desplazamiento y/o dietas.
Una pregunta que debemos hacernos ¿Es necesaria la reunión? Si la respuesta es que sí, para que sea productiva tenemos que planificarla, ¡vamos a ello!
Antes de la reunión, debemos seleccionar a las personas que queremos que acudan a ella, realizar un planing con los puntos que queremos tratar, tenemos que convocarla con tiempo suficiente para que puedan acudir todas las personas que queramos que lo hagan y el planning que hemos realizado tenemos que enviárselo, de este modo están informados de los puntos que van a ser tratados.
Durante la reunión, muy importante ser puntuales, ya que si comenzamos tarde puede que las personas se “molesten”, tenemos que desarrollar los puntos establecidos en el planning, los temas más importantes es recomendable tratarlos a mitad de la reunión ya que tendremos la atención de todos.
Debe haber una persona que haga de mediador, entre sus funciones está evitar que una de las personas convocada acapare toda la reunión, porque queremos que todos los asistentes intervengan y aporten su punto de vista.
Cómo organizar una reunión
Al finalizar la reunión, debemos tener un tiempo en el que podamos resolver dudas o aspectos que hayan quedado pendientes para que esté todo claro para todos. Obtendremos unas conclusiones, y agradeceremos la participación a los asistentes.
Después de la reunión, debemos confeccionar un sumario de la reunión para enviarla a cada una de las personas que ha asistido, donde diremos si hemos conseguido los objetivos planteados al inicio de ésta. Además, diremos las acciones que cada uno de ellos tiene que llevar a cabo, y el tiempo que disponen para realizarlas.
Si consideramos que es necesaria convocar otra reunión, informaríamos en este sumario a los asistentes de la fecha y hora de ella.
Si nos ayudamos de estos puntos para organizar nuestras reuniones, conseguiremos reuniones efectivas por lo que será mejor para todos. Ya que lograremos los objetivos, no perderemos el tiempo y las personas asistentes sentirán que avanzamos.
¿Pondríais en práctica estos puntos?
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